Time management SMART în pandemie

Cel mai probabil mulți dintre noi s-au confruntat cel puțin o dată cu organizarea priorităților la locul de muncă. Respectarea termenilor limită sau randamentul pe care trebuie să îl dai într-un program fix poate fi destul de stresant și solicitant. Hai să vedem cum putem să facem time management smart.

Un articol de Daniela Dană.

Odată cu instaurarea acestei perioade dificile, fiecare persoană a trebuit să își îngrădească libertatea, să renunțe la o parte din lucrurile care îi făceau plăcere și să întrerupă în mod direct procesul firesc al socializării . Este evident că izolarea a adus de la sine o serie de schimbări pe plan personal, social și profesional. Așadar, mulți dintre cetățeni s-au trezit „peste noapte” că ar fi bine să lucreze de la propriul domiciliu, acolo unde este posibil, desigur. Putem să recunoaștem că este destul de dificil ca un om să înțeleagă într-un timp foarte scurt aceasta situație și sa încerce sa creeze din mediul lui cald și securizat un cadru de lucru.

Deseori avem tendința să asociem casa cu un loc prietenos, cunoscut, care ne facilitează liniștea și relaxarea, dar lucrurile se schimbă din momentul în care „biroul de muncă” se mută în propria sufragerie. Dacă ne dorim să acționăm eficient și de acasă ar fi util să ne setăm de la început o serie de obiective. Sunt foarte multe instrumente sau tehnici care pot ajuta la organizarea eficientă a timpului. Totuși, niciuna nu va funcționa dacă nu am stabilit concret care este obiectivul urmărit. Pentru a ne ajuta sa conștientizăm mai bine, trainer-ul ne oferă un acronim ușor de reținut și de aplicat și foarte util în activitatea de zi cu zi. El sugerează că orice obiect ar trebui să fie structurat
„SMART”.
Specific
Măsurabil
Adecvat
Realist
Încadrat în timp

Specific – înseamnă că un obiectiv indică exact ceea ce se dorește a obține.
Un obiectiv specific este foarte clar exprimat, nu lasă loc de îndoieli. Un obiectiv specific diferă de unul general. El vizează rezultate concrete și nu rezultate la modul general.
Pentru a verifica dacă un obiectiv este specific utilizați întrebări precum : „Cine? „ ;”Ce? „; Când? „; „Cum? „ sau „Care sunt grupurile țintă? „

Măsurabil - înseamnă că un obiectiv poate fi cuantificat fie cantitativ, fie calitativ
Un obiectiv măsurabil este cel care permite stabilirea cu exactitate a faptului că a fost atins ori nu sau în ce măsură a fost atins. De asemenea, un obiectiv măsurabil permite monitorizarea progresului atingerii lui. Pentru a verifica dacă un obiectiv este sau nu măsurabil, utilizați întrebări precum : „Cât de mult(ă) „; „Cât de mulți (e)? „

Abordabil /de atins/realizabil - înseamnă că un obiectiv poate fi într-adevăr atins
În acest sens, trebuie luate în considerare anumite aspecte : - prin definirea obiectivului nu se propune realizarea a ceva imposibil de atins în condițiile date (Ex: nu se poate realiza o autostradă într-o săptămână și nici peste ocean, dacă adâncimea apei în unele locuri este de câțiva km). În mod ideal, obiectivele trebuie să nu depindă acțiunile unei alte entități decât cea care are responsabilitatea realizării lor.

Relevant – înseamnă că realizarea obiectivului contribuie la impactul vizat de proiect.
Realizarea unui obiectiv trebuie să constituie în mod nemijlocit la atingerea unui obiectiv mai mare, mai general.

Încadrat în timp – înseamnă că obiectivul conține și data la care este prevăzut a se realiza
Legat de un obiectiv încadrat în timp, știm cât ar trebui ca acesta să se realizeze. Pentru a verifica dacă un obiectiv este sau nu încadrat în timp, utilizați întrebări precum : „Când?”, „Până când?”, „În ce perioadă? „

Așadar, utilizând toate aceste tehnici de lucru, ne putem ușura munca și putem lucra într-o manieră cât mai eficientă și profesionistă.

Desigur, lucrurile se complică în momentul în care angajații sunt și părinți și se simt oarecum neputincioși că nu reușesc să le acorde o atenție deosebita și copiilor în timpul programului.
Când vorbim de lucru de acasă, din propriul domiciliu, putem spune că avem atât avantaje cât și dezavantaje cu care ne confruntăm în aceasta perioadă.

Avantaje

• Putem să folosim într-un mod eficient timpul pe care l-am fi pierdut pe drumul până la serviciu
• Avem la dispoziție un cadru mai informal în care ne putem desfășura activitatea
• Suntem mai puțini stresați, există posibilitatea să lucrăm mult mai eficient, deoarece ne organizam programul într-o manieră mai flexibilă
• Suntem în strânsă legătură cu membrii familiei, ceea ce ne conferă un confort psihic

Dezavantaje

• Există riscul să ne pierdem contactul social cu ceilalți membrii ai echipei
• Pot apărea dificultăți în lucrul cu platformele online
• Deși ne simțim confortabil, datorită faptului că ne aflăm fizic lângă familiile noastre, există riscul să fim distrași de la activitatea pe care o gestionăm

Pentru ca munca pe care o efectuăm acasă să fie realizată în mod corespunzător și să aducă beneficii organizației din care facem parte este necesar să ne organizam cât mai bine, să luăm pauze scurte și să ne odihnim după încetarea programului de lucru.

Așadar, pe parcursul zilei este important să ne străduim să fim cât mai organizați, iar la sfârșitul acesteia ar fi necesar să alocăm câteva minute pentru reevaluarea sarcinilor pe care le-am îndeplinit și a celor pe care le mai avem de făcut.

După ce reușim să facem această reevaluare a lucrurilor pe care le-am făcut putem încerca să ne golim mintea și să ne relaxam făcând anumite activități care ne fac plăcere. Este important să acordăm timp hobby-urilor pe care le avem.

Putem să stăm pur și simplu cu ochii închiși încercând să medităm. Un rol important în acest proces de relaxare îl constituie și muzica care ne determină să ne detașam de orice emoție și energie negativă. Totodată, putem să citim diverse cărți, să facem sport, să pictăm sau să cântăm. Toate aceste activități ne detensionează și ne încarcă sufletul și mintea cu multă energie pozitivă.

Este esențial să trecem cu bine prin această situație provocatoare, prin urmare trebuie să fim conștienți că este o etapă în viată, ca oricare alta, dar necesită multă înțelepciune și toleranță din partea noastră.